Профессиональное уничтожение документов в вопросах и ответах

Каждая компания время от времени сталкивается с необходимостью профессионального уничтожения документов. И неизменно эта процедура вызывает много вопросов. Мы собрали наиболее популярные из них и попросили специалистов по архивному делу ответить на них.

 

Где можно уничтожить документы?

«Ответ на самый популярный вопрос — где уничтожить документы — на самом деле, очевиден. Конечно, нужно обратиться к профессионалам, чтобы они провели процедуру быстро, качественно и конфиденциально. Почему-то многие люди воспринимают, что конфиденциальное уничтожение документов предполагает устранение ненужных с точки зрения честности и прозрачности бизнеса бумаг, иными словами — уход от налогов и прочие махинации. На самом деле, причин может быть множество и в большинстве случаев компании обращаются к нам для того, чтобы решить вопрос с залежами уже устаревших и ненужных бумаг, которые однако могут содержать важные для конкурентов сведения. В этом случае намного надежнее гарантированно избавиться от бумаг, чем, к примеру, выносить их на помойку».

Елена Иванова, архивист со стажем 12 лет

Как будут уничтожать наши документы?

«В большинстве случаев процедура представляет собой что-то вроде переработки макулатуры, только происходит она не в «общей куче», а отдельно, за закрытыми дверьми и при необходимости в присутствии заказчика. Как правило, во всем действие можно выделить следующие этапы:

• отбор документов на уничтожение;
• доставка их до места проведения работ;
• измельчение и шредирование;
• кипирование;
• прессование до очень мелких фракций;
• передача сырья для переработки на целлюлозно-бумажные комбинаты.»

Ольга Мальцева, архивист со стажем 23 года

Как выбрать бумаги, идущие на уничтожение?

«Это очень важные вопрос, потому что даже небольшая ошибка в нем чревата либо длительным и непростым восстановлением документов, либо сумбуром и хаосом в архиве, что абсолютно недопустимо.

Для того, чтобы разобраться с тем, какие документы нужно хранить, а какие — уничтожать, очень важно ознакомиться с действующим законодательством. Обращайте внимание на то, не появилось ли каких-то поправок, всегда знакомьтесь с актуальной версией законов.

Многие бизнесмены находят это слишком сложным, действительно, для качественной архивной работы, нужны не только глубокие знания, но и определенный склад мышления и характера. Поэтому в большинстве случаев бывает удобнее обратиться к профессионалам.

Татьяна Ульянченко, архивист со стажем 6 лет